Jeśli na co dzień w swojej pracy, masz do czynienia z dużą ilością papierowych dokumentów, na pewno dobrze wiesz, jak ważna jest ich dobra organizacja. Dobrze zorganizowane biuro, może mieć bezpośredni wpływ na Twoją wydajność oraz produktywność. Gdy uporządkujesz wszystko i umieścisz poszczególne dokumenty w określonym miejscu, zaoszczędzisz czas na szukanie ich później. 

 

Kategoryzuj swoje dokumenty

 

Powodem Twojego borykania się ze stertą papierów, jest prawdopodobnie to, że przechowujesz je wszystkie razem albo są porozrzucane w różnych miejscach. A może nie właściwie je segregowałeś. Gdy udało Ci się już zebrać dokumenty w jednym miejscu, nadszedł czas aby je uporządkować i przypisać im kategorie. 

 

Teraz tylko, musisz wymyślić sposób, w jaki będziesz je segregował. Istnieją różne kategoryzacje dokumentów, w zasadzie ile branż tyle może być kategorii. Jednak istnieją ogólne, które mogą mieć sens  dla większości firm:

 

• kwestie prawne;
• finanse;
• marketing;
• umowy;
• dokumentacja pracownicza;
• dostawcy.

 

Musisz jednak pamiętać, że zbyt skomplikowany system organizacji, tym bardziej możesz skomplikować sobie pracę.

 

Dokładnie przejrzyj dokumenty

 

Gdy już wszystkie dokumenty masz uporządkowane, i każdy z nich przypisany jest do danej kategorii czas przyjrzeć się im dokładniej, każdemu z osobna. Pomoże Ci to określić, których z nich możesz się pozbyć. Są dokumenty, których nie musisz przechowywać wiecznie, i możesz je zniszczyć, a niektóre z nich możesz przekonwertować do wersji cyfrowej. 

 

Znajdź informacje, jak długo przechowywać dane dokumenty, takie informacje są ogólnodostępne. Innym sposobem sprawdzenia czy dany dokument jest jeszcze potrzebny, to zadanie sobie kilku pytań:

 

• kiedy go ostatnio użyłeś?
• kiedy powstał?
• kto z niego korzysta?

 

W jakim celu niszczyć te dokumenty? Odpowiedź jest prosta, aby zwolnić miejsce na kolejne, których z pewnością, każdego dnia będzie coraz więcej.

 

Uporządkuj swoje miejsce, gdzie będziesz przechowywał dokumenty

 

Szafki oraz szuflady, oferują przestrzeń, którą można dobrze zorganizować i dostosować do przechowywania. Trzymanie dokumentów z dala od miejsca pracy, pozwala nam zachować porządek na naszym biurku i ograniczyć nasze rozproszenie, przez co zwiększamy wydajność wykonywania naszych codziennych zadań. Warto skorzystać z półek, które można postawić na naszym biurku, aby odkładać tam dokumenty do których mamy codziennie dostęp i regularnie ich używamy, z pewnością zaoszczędzimy czas na szukanie oraz niepotrzebne przekładanie papierów z miejsca na miejsce, co może skutkować ponownym brakiem porządku.

 

Przechowywanie dokumentów

 

Kiedy przejdziesz przez ten proces porządkowania dokumentów, zostaje zastanowić w jaki sposób będziesz je przechowywał, gdzie oraz jak zabezpieczysz je przed ewentualnymi uszkodzeniami,zniszczeniami. 

 

Wybór materiałów przeznaczonych do przechowywania oraz ochrony jest naprawdę spory, możesz wybierać pomiędzy bardziej specjalistycznymi, czy też uniwersalnymi, zdecydować jaki będą miały rozmiar czy też z jakiego będą wykonane. Postaw na te, które będą pasowały Tobie i ułatwią Ci organizację. Najbardziej powszechne są różnego rodzaju okładki na zeszyt oraz okładki na dokumenty. To właśnie one, pozwalają ochronić przed ewentualnym zalaniem, zniszczeniem czy uniknąć wgnieceń. 

 

Oferujemy szeroki wybór okładek, które na pewno pomogą w organizacji biura. Jeśli chcieliby Państwo zapoznać się z naszą ofertą bądź zadać nam pytanie, zapraszamy na naszą stronę – https://www.okladkinaksiazki.com/